Cosa è la QR-fattura

Nel contesto di un pluriennale progetto di “Armonizzazione del traffico pagamenti”, il cui scopo è di rendere più veloci, snelli e digitali i processi in tal ambito, a partire dal 30 settembre 2022, le tradizionali polizze rosse ed arancioni saranno ritirate dal mercato in tutto il Paese e non saranno più elaborate.

La QR-fattura è già realtà da luglio 2020 ed alcuni emittenti hanno progressivamente iniziato a sostituire le tradizionali polizze di versamento. Questo processo di sostituzione si concluderà a fine settembre 2022, momento in cui le attuali polizze di versamento saranno definitivamente tolte dal mercato.

Apparentemente la QR-fattura non sembra avere niente a che fare con le polizze rosse o arancioni. Al di là dei colori, i quali non sono più utilizzati, la nuova fattura ha un aspetto minimalista e non dà neanche l’impressione di essere una fattura. Ma nella sostanza non è molto cambiata.

Digitare faticosamente a mano i numeri di conto e di riferimento delle polizze è ormai un ricordo: da luglio 2020 le nuove fatture integrano uno speciale codice QR. Per effettuare il pagamento di una nuova polizza occorre unicamente scansionare il codice QR sulla piattaforma e-Banking “InLinea” di BancaStato. Alternativamente i clienti possono continuare a pagare le polizze QR anche agli sportelli della Banca o della Posta. È naturalmente sempre possibile anche inserire i pagamenti in modalità completamente manuale su InLinea.

Il concetto di fondo, quindi, non cambia molto se non che – avvalendosi della scansione in e-Banking e contrariamente a prima – le nuove polizze QR permettono di completare in automatico non solo il numero di conto e l’importo, bensì anche tutti gli altri campi necessari all’elaborazione del pagamento, eliminando qualsiasi possibilità di errore.

La sezione di pagamento e la ricevuta sono ancora presenti ma riportano le informazioni in modo diverso. Sulla nuova QR-fattura le informazioni necessarie al pagamento sono sia codificate nello Swiss QR Code sia leggibili sulla fattura stessa: la ricevuta, collocata a sinistra della fattura, contiene le informazioni più importanti. La sezione di pagamento, oltre a riportare tutte le informazioni in modo dettagliato, include lo Swiss QR Code.

La clientela che riceve le nuove QR-fatture può dunque godere di maggiore efficienza e velocità nell'esecuzione dei propri pagamenti. Il codice QR può essere scansionato direttamente in InLinea tramite l'app mobile  o tramite speciali lettori ottici come ad esempio quello di Crealogix con il logo BancaStato. Naturalmente, la nuova fattura contiene a vista comunque tutti i dati necessari al pagamento tramite metodi tradizionali.

I principali cambiamenti:

1. Il numero di conto è sostituito dall’IBAN/QR-IBAN dell’emittente della fattura, che contiene tutti i dati necessari al pagamento.
2. Il campo «A favore di» è rinominato «Beneficiario» o «Beneficiario finale».
3. Il numero di riferimento viene sostituito dal riferimento QR oppure dal Creditor Reference (standard di riferimento utilizzato nell’area europea, per pagamenti dell’area SEPA).
4. L’indirizzo del debitore deve ora essere riportato per intero.
5. È stata rimossa la possibilità di indicare il motivo del pagamento; se necessario il motivo deve essere previsto e precompilato in anticipo da parte dell’emittente della fattura
6. Con la QR-fattura la valuta può essere sia CHF che EUR
7. Lo Swiss QR Code sostituisce la riga del codice OCR-B.

Nuove terminologie:
QR-IBAN: Indica il conto di accredito ed è una variante del numero di conto IBAN utilizzato per pagamenti con riferimento. Trovate maggiori informazioni in merito al vostro QR-IBAN alla pagina del sito BancaStato “Calcolatore del QR-IBAN”. Il nuovo QR-IBAN va per forza utilizzato quando si intende far uso del numero di Riferimento QR (vecchio numero di riferimento PVR). Per quanto concerne i numeri di riferimento, infatti, vale il seguente distinguo:

• Riferimento QR: Il vecchio numero di riferimento PVR serve ad agevolare la riconciliazione tra fattura e pagamenti presso l’emittente di fatture. Il vecchio numero di riferimento PVR può essere utilizzato solo con le fatture emesse nella variante con QR-IBAN
• Credito Reference: è un riferimento di pagamento internazionale (usato soprattutto nell’area europea) conforme allo standard ISO che, contrariamente al vecchio numero di riferimento PVR, può invece essere utilizzato anche solo con il classico numero IBAN.

Destinatari di fatture

Nei prossimi mesi riceverete progressivamente dai vari emittenti di fatture le nuove polizze QR al posto delle tradizionali polizze arancioni e rosse. Nelle prossime righe desideriamo fornirvi alcune importanti informazioni relativamente alla fine del periodo di transizione. 

• Le nuove polizze QR possono già da qualche tempo essere pagate direttamente sulla piattaforma e-Banking di BancaStato InLinea oppure allo sportello postale. Pertanto, man mano che riceverete le nuove polizze potete sin d’ora procedere al loro pagamento.
• Tuttavia, qualora doveste ancora ricevere delle polizze rosse o arancioni durante il mese di agosto-settembre 2022, assicuratevi di pagarle entro il 30 settembre 2022. Dopo questo termine non sarà infatti più possibile elaborare le vecchie polizze.
• Nel caso in cui vi trovaste nella condizione di avere ancora delle fatture impagate dopo il 30 settembre 2022, chiedete all’emittente della fattura una nuova polizza di pagamento. 
• Vi rendiamo attenti sul fatto che anche gli ordini di pagamento permanenti dovranno essere adattati: 1) nei prossimi mesi assicuratevi di convertire progressivamente i vostri ordini permanenti (siano essi su InLinea oppure inseriti dalla Banca) in nuovi ordini permanenti su polizze QR; 2) in particolare, qualora gli ordini di pagamento permanenti fossero basati su polizze di versamento arancioni (che presentano un numero di conto, es. 01-111-1), gli stessi dovranno essere annullati e reinseriti con  QR-fattura. Contattate l’emittente della fattura e richiedete l’invio di una polizza QR con i nuovi riferimenti di pagamento.

Alla clientela che emette fatture è richiesto di prepararsi per tempo e di valutare la necessità di aggiornare i propri programmi informatici (per supportare la stampa della  QR-fattura) e/o adattare la carta intestata (su cui stampare le nuove polizze QR). 

In tal senso, consigliamo di contattare il fornitore informatico di riferimento, o il proprio specialista interno, per approntare gli eventuali interventi. Rendiamo attenti che l'utilizzo dei numeri di riferimento PVR usati attualmente è possibile anche nel nuovo formato a condizione che sulle polizze QR sia indicato un numero di conto nel nuovo formato, ovvero il "QR-IBAN". Ottenerlo è semplice: abbiamo messo a disposizione un apposito generatore ed è comunque possibile richiedere il QR-IBAN al nostro servizio lineaDIRETTA (091/803.71.11).

I pagamenti sulle attuali polizze arancioni e rosse non saranno più accettati dopo il 30 settembre 2022. Assicuratevi quindi di inviare nei prossimi mesi le nuove polizze QR ai vostri clienti. Anche gli ordini permanenti basati sulle vecchie polizze di versamento non saranno più eseguiti dopo tale data. Chiedere dunque ai clienti di eliminare eventuali ordini permanenti (es.: rate del leasing) e di generare un nuovo ordine permanente dalla nuova polizza QR che emetterete.

Grazie alla nuova funzionalità sviluppata con Fattura Digitale, in pochi clic è possibile generare ed ordinare le proprie polizze QR. 

Sia se si desideri generare in maniera digitale solamente il QR-Code o un documento pdf con polizza QR annessa, sia se si desideri ordinare le polizze QR in versione cartacea e riceverle per posta, questo nuovo servizio fa al caso vostro. Una volta registrati si è subito pronti per generare le proprie polizze QR, stamparle oppure richiederne la spedizione.

Scoprite sul sito dedicato tutti i vantaggi della soluzione offerta da BancaStato. 

A vostra disposizione vi è anche uno specifico manuale, scaricabile cliccando qui.

Che fine faranno le classiche polizze rosse o arancioni?
Continueranno ad esistere - e funzionare - fino al 30 settembre 2022, sia per l'emissione sia per il pagamento delle polizze. Dopo tale data la fattura QR sostituirà completamente le polizze attualmente esistenti. Vi consigliamo dunque di adattarvi il prima possibile alla novità contattando il vostro fornitore di software contabile.

Per la fatturazione della mia azienda o associazione non utilizzo un programma contabile ma mi appoggio su polizze prestampate fornite dalla Banca. Cosa succederà?
BancaStato ha provveduto ad ammodernare e mantenere tale servizio, così come spiegato nelle righe più sopra, al capitolo "Generare le nuove polizze QR ora è facile e intuitivo".

Con la QR-fattura il cliente può pagare unicamente tramite e-banking?
È anche possibile recarsi allo sportello della Banca o della Posta e questo in quanto la QR-fattura sarà scansionabile e, inoltre, presenta anche a vista le informazioni necessarie per i rispettivi pagamenti.

Quali sono i vantaggi della QR-fattura?
Lo scopo principale della nuova soluzione è di ottenere maggiore efficienza e minori sbagli di esecuzione in quanto promuove il più possibile l'automazione nel processo creditori (scansioni, utilizzo di programmi e applicazioni e-banking).